Wie man Prokrastination bekämpft – praktische Tipps und Tools

Eine Frau schiebt die Erledigung von Aufgaben auf, ihr Problem ist das Prokrastination

Schieben Sie die Aufgabe schon wieder auf? Fällt es Ihnen schwer, die einfachsten Aufgaben zu erledigen? Überprüfen Sie, welche Techniken und Tools Sie zur Lösung dieses Problems verwenden können.

Prokrastination oder Aufschub – was ist das und woher kommt es?

Prokrastination Definition:
Unter Prokrastination versteht man das bewusste Aufschieben der Erledigung von Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt, obwohl eine Motivation zur Erledigung vorhanden ist. Dieses Phänomen wird häufig mit Handlungsunlust, Versagensängsten und Perfektionismus in Verbindung gebracht.

Die Ursachen für Prokrastination können unterschiedlich sein. Manchmal fehlt es einer Person, die mit diesem Problem zu kämpfen hat, an klar definierten Zielen oder Plänen, was sich in Verwirrung und Unsicherheit widerspiegelt. Weitere Faktoren sind Versagensängste, mangelnde Zeitmanagementfähigkeiten oder sogar übermäßige Selbstkritik. Prokrastination kann auch das Ergebnis einer übermäßigen Nutzung sozialer Medien und anderer Unterhaltungsformen sein, die uns von wichtigen Aufgaben ablenken.

Die Auswirkungen des Prokrastination oder Aufschub auf die Funktionsfähigkeit und Arbeitseffizienz

Die Folgen einer Verzögerung der Erfüllung von Verpflichtungen können schwerwiegend sein. Dies führt in der Regel zu erhöhtem Stress und Schuldgefühlen, da sich die Aufgaben häufen und die Zeit für deren Erledigung abnimmt. Es trägt auch zu einer geringeren Arbeitseffizienz bei, denn durch das Aufschieben von Aufgaben auf später verlieren wir Zeit, die wir für produktive Aktivitäten aufwenden könnten. Verzögerungen können sich auch negativ auf die Teambeziehungen auswirken, insbesondere wenn der Erfolg des Projekts von der rechtzeitigen Bereitstellung von Inhalten abhängt.

Das Bewusstsein darüber, was Prokrastination ist, warum sie auftritt und wie sie sich auf unser Leben auswirkt, ist die Grundlage für die Planung von Aktivitäten, um dieser Tendenz entgegenzuwirken. Dank der Kenntnisse auf diesem Gebiet können Sie das Problem, alles aufzuschieben, viel einfacher bewältigen.

Prokrastination – wie geht man mit dem Aufschieben von Pflichten um?

Wenn Sie sich fragen, wie Sie Prokrastination entgegenwirken können, probieren Sie zunächst einfache Methoden aus. Um ein zufriedenstellendes Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten, kann Folgendes äußerst hilfreich sein:

  1. Legen Sie konkrete Ziele und Aktionspläne fest – stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bedürfnisse und Pläne für deren Umsetzung klar definieren. Sie können Aufgaben in kleinere Schritte unterteilen und realistische Fristen für deren Erledigung festlegen.
  2. Zeitmanagement mit speziellen Techniken – davon gibt es viele! Eine der interessantesten Methoden ist Pomodoro, eine Methode, bei der man über einen bestimmten Zeitraum (z. B. 25 Minuten) arbeitet und eine kurze Pause einlegt, um sich auszuruhen. Es ist eine großartige Möglichkeit, konzentriert und motiviert zu bleiben.
  3. Beseitigen Sie Ablenkungen – Identifizieren Sie Faktoren, die Sie von der Arbeit abhalten, wie z. B. soziale Medien, Computerspiele und unnötiges Surfen im Internet, und versuchen Sie, diese einzuschränken.
  4. Arbeiten Sie an Ihrer Motivation – finden Sie einen Weg, Ihre Motivation hoch zu halten. Dies erreichen Sie beispielsweise dadurch, dass Sie sich eigene Erfolge vorstellen, sich für erledigte Aufgaben belohnen oder sich Unterstützung von anderen holen.
  5. Arbeiten Sie daran, Stress und Ängste abzubauen – um dem Aufschieben entgegenzuwirken, entwickeln Sie Fähigkeiten zum Umgang mit Stress und Ängsten, die Sie oft daran hindern, Maßnahmen zu ergreifen. Sie können verschiedene Arten von Entspannungstechniken anwenden, wie zum Beispiel Meditation oder tiefes Atmen.
  6. Unterstützende Tools – wählen Sie einen Kalender oder Planer. Das Aufschreiben von Fristen für einzelne Aufgaben und eine umfassendere Perspektive helfen Ihnen, organisiert zu bleiben und Verzögerungen zu minimieren. Wenn Sie alle Informationen an einem sichtbaren Ort haben möchten, können Sie auch in Wandtafeln oder deren mobile Äquivalente schauen. Verwenden Sie sie, um Ihre Ziele zu visualisieren und den Fortschritt zu überwachen

Boards als Unterstützung bei Organisation und Zeitmanagement

Wie Sie den Kampf gegen Prokrastination unterstützen können

Boards sind Tools, die Ihnen helfen, Aufgaben zu organisieren, Fortschritte zu verfolgen und zum Handeln motiviert zu bleiben. Auf deren Oberfläche listen Sie die notwendigen Aktivitäten und Ziele klar und transparent auf, unterteilt in verschiedene Zeiträume. Unter den vielen auf dem Markt erhältlichen Varianten finden Sie sicherlich Modelle, die Ihnen die Umsetzung jeder Aufgabe erleichtern.

Wochenplaner sind eine gute Wahl, um die kurzfristige Planung zu optimieren. Mit Plannern können Sie Ihre Aktivitäten für jeden Tag der Woche planen und so einen zusammenhängenden Aktionsplan erstellen, der Ihnen die Arbeit erleichtert und schnelle Entscheidungen ermöglicht.
Dadurch können Sie den Prokrastinations fortschritt abmildern. Monatsplaner sind ebenso effektive Tools, mit denen Sie wichtige Ereignisse langfristig planen können. Jahresplaner hingegen sind eine Wahl, mit der Sie langfristige Ziele und Projekte planen und deren Umsetzung das ganze Jahr über verfolgen können.

Eine ebenso wirksame Option, die den Kampf gegen das Aufschieben unterstützt, ist eine Whiteboard Magnetish, die sich leicht an die individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. Dank der Möglichkeit, Notizen mithilfe von Magneten daran zu befestigen, können Sie Informationen zu jedem Projekt einfach aktualisieren. Erstellen Sie dort Aufgabenlisten, Zeichnungen und Tabellen. Dies ist auch ein großartiger Raum, der in Verbindung mit Zeitmanagementmethoden wie der Eisenhower-Matrix genutzt werden kann, um Aufgaben effektiv zu planen. Darin sind die Aktivitäten in vier Kategorien unterteilt: wichtig und dringend; wichtig, aber nicht dringend; dringend, aber nicht wichtig und weder wichtig noch dringend. Dadurch können Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, indem Sie Ihre Verantwortlichkeiten priorisieren und Ihre Zeit effektiv verwalten.

Boards sind ein großartiges Instrument im Kampf gegen Prokrastination. Es liegt jedoch an uns, ob wir ihr volles Potenzial nutzen. Der Schlüssel liegt darin, dieses Tool konsequent zu nutzen und es im Laufe Ihrer Arbeit zu aktualisieren, um ein hohes Maß an Motivation aufrechtzuerhalten.

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