5S  Eine strukturierte Methode zur Verbesserung jedes Arbeitsplatzes 

19

Sep.

Möchten Sie Ihre Arbeitsabläufe im Büro, Lager oder in der Werkstatt besser organisieren? Statt zu improvisieren, nutzen Sie eine bewährte Methode. 5S ist ein System, mit dem Sie schnell erkennen, was funktioniert und was verbessert werden muss. In Kombination mit einfachen Tools kann es einen echten Impuls für Veränderungen geben. Lesen Sie unseren Artikel und erfahren Sie, wie Sie 5S effektiv in Ihrem Unternehmen implementieren und welches Tool Ihr Team in jeder Phase des Wandels optimal unterstützt.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was ist die 5S Methode und woher kommt sie?
• Was sind die 5S Phasen und wie wirken sie sich auf den Arbeitsablauf aus?
• Wie unterstützen Whiteboards die einzelnen 5S-Phasen?
• Wie lassen sich Magnet-, Kork-, Whiteboard- und Kreideoberflächen in verschiedenen Arbeitsumgebungen praktisch einsetzen?
• Welche Vorteile bietet die 5S-Implementierung anhand von Beispieltools?
• Wie wählen Sie das richtige Tool für Ihre Unternehmensanforderungen?

Was ist die 5S Methode und warum ist sie wissenswert?

Die 5S-Methode entstand in Japan als Teil der Produktionspraktiken der Toyota-Werke. Ihr Name leitet sich von den Anfangsbuchstaben der fünf japanischen Wörter Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke ab – was so viel bedeutet wie Sortieren, Systematik, Reinigung, Standardisierung und Selbstdisziplin. Obwohl die Methode ursprünglich in der Industrie eingesetzt wurde, wird sie heute auch in Büros, Lagern, Laboren, Werkstätten und Privathaushalten verwendet.
5S ist eine Methode im Sinne des Kaizen-Prinzips – der kontinuierlichen Verbesserung alltäglicher Prozesse. Es harmoniert perfekt mit den Prinzipien des Lean Managements, bei dem es nicht nur auf die Reduzierung von Abfall, sondern auch auf die Verbesserung der Arbeitsplatzergonomie, die Vermeidung unnötiger Bewegungen und die eindeutige Kennzeichnung von Werkzeugen ankommt. Dies erleichtert die Festlegung von Arbeitsbereichen, die Durchführung von Audits und die Einbindung des Managements in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Obwohl die Prinzipien einfach sind, liegt die Grundlage für Effektivität in ihrer konsequenten Umsetzung und Visualisierung. Hierfür sind professionelle Tools wie zuverlässige Tafeln mit unterschiedlichen Oberflächen hilfreich.

5S-Phasen – So funktioniert das 5S-System nicht nur in der Produktion, sondern auch im Büro

Erfahren Sie, welche spezifischen Aktivitäten die einzelnen 5S-Methoden abdecken und wie Sie diese für die Organisation Ihres Raums nutzen können:

1. Seiri (Sortieren) – Der erste Schritt besteht darin, unnötige Gegenstände von notwendigen zu trennen. Ziel ist es, unnötige Werkzeuge, Dokumente und Gegenstände loszuwerden, um den Raum übersichtlicher zu gestalten und dem Team die Konzentration auf das Wesentliche zu ermöglichen.
2. Seiton (Systematisieren) – Nach dem Sortieren geht es darum, die notwendigen Gegenstände logisch und ergonomisch anzuordnen. Wenn jedes Werkzeug, jedes Etikett und jede Anleitung seinen Platz hat, vereinfacht das die Arbeit erheblich und reduziert die Suchzeit.
3. Seiso (Reinigen) – Jetzt gilt es, Sauberkeit und regelmäßige Kontrollen zu gewöhnen. Ordnung ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um Unregelmäßigkeiten schnell zu erkennen und die Sicherheit zu erhöhen.
4. Seiketsu (Standardisierung) – In dieser Phase ist es entscheidend, die Ergebnisse der ersten drei Schritte durch die Erstellung von Standards, Anweisungen und 5S-Karten zu sichern. Im Lean Management sind Konsistenz, die Fähigkeit zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die einfache Durchführung von 5S-Audits entscheidend.
5. Shitsuke (Selbstdisziplin) – Der letzte Schritt der 5S-Methode besteht darin, Gewohnheiten zu etablieren und 5S in die tägliche Arbeit zu integrieren. So wird 5S nicht mehr zu einem einmaligen Projekt, sondern Teil der Lean-Management-Philosophie und des Managements zur Vermeidung von Verschwendung. Regelmäßigkeit und Engagement des gesamten Teams, einschließlich des Managements, bestimmen den nachhaltigen Erfolg.

Praktische Beispiele für den Einsatz verschiedener Tools in der 5S-Methode

Selbst das am besten entwickelte 5S-System kann im Alltag an Transparenz verlieren, wenn es nicht ausreichend konsolidiert und visualisiert wird. Deshalb ist es so wichtig, Tools zu verwenden, die nicht nur die Organisation unterstützen, sondern auch leicht zugänglich, transparent und sichtbar sind – sie erleichtern die Kommunikation, erinnern an Regeln und tragen zur Aufrechterhaltung der Ordnung bei. So setzen Sie spezifische Tools in verschiedenen Phasen der 5S-Implementierung in der Praxis ein:

• Kreidetafeloberfläche – ideal für die laufende Arbeit mit Zeitplänen, wiederkehrenden Aufgaben oder Teaminformationen. Sie können sie als Platz für Reinigungspläne (Seiso), Projektstatus und Erinnerungen an Inspektionen und Wartungen nutzen. Die Oberfläche ermöglicht schnelle Inhaltsaktualisierungen und bindet das gesamte Team ein. Auch zusätzliche Analysen, wie z. B. eine SWOT-Analyse, können hier durchgeführt werden, um die Stärken und Schwächen der Prozesse zu bewerten und die Planung nachfolgender Verbesserungsmaßnahmen zu erleichtern.
• Magnetische Oberfläche – ermöglicht die Erstellung dynamischer, leicht reorganisierbarer Informationslayouts. Ideal für die visuelle Verwaltung von Werkzeugen, die Markierung von Bereichen und das Anbringen von Diagrammen oder Aufgabenkarten. Es kann zur Darstellung des physischen Raums eines Lagers, einer Werkstatt oder eines Büros verwendet werden und unterstützt die Seiton-Phase (systematisch). Es eignet sich auch gut als Kanban-Board und ermöglicht die Verfolgung des Aufgabenstatus und die Verwaltung von Workflows in Echtzeit.
• Korkoberfläche – schlicht und effektiv. Ideal zum Anheften von Dokumenten, Verfahren, Checklisten, Tagesplänen, Mindmaps oder Arbeitsanweisungen. Sie hält wichtige Informationen an einem Ort bereit und erleichtert so standardisierte Aktivitäten (Seiketsu) und die Teamkommunikation. Auch Diagramme, wie z. B. ein Ishikawa-Diagramm, lassen sich hier platzieren, um Problemursachen zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen zu planen. Magnetische Glastafel – eine moderne und elegante Lösung, die Ästhetik mit hervorragender Funktionalität verbindet.
• Die Glas Magnettafel – ist langlebig und leicht zu reinigen, und ihre magnetischen Eigenschaften ermöglichen das schnelle Anbringen von Notizen, Plänen oder Diagrammen. Ideal für Büros, in denen ein professionelles Erscheinungsbild wichtig ist, sowie für die tägliche Teamarbeit, die Visualisierung von Aufgaben im Kanban-System oder die Präsentation der Ergebnisse verschiedener Analysen.
• Whiteboard mit Rollen – dank seiner Mobilität äußerst praktisch. Eine geeignete Wahl für Orte, an denen Informationen zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen oder Räumen übertragen werden müssen – zum Beispiel in Lagern, Produktionshallen oder bei Schulungen und Projektteambesprechungen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass es sich an aktuelle Bedürfnisse anpasst und eine einfache Aktualisierung und Neuorganisation der Inhalte ermöglicht.
• Flipchart – ein klassisches Tool zur Unterstützung von Präsentationen, Brainstorming-Sitzungen und Planungssitzungen. Sein Hauptvorteil ist die einfache Handhabung und die Möglichkeit, Ideen, Diagramme (z. B. Ishikawa-Diagramme) oder Ergebnisse von SWOT-Analysen sofort festzuhalten. Flipcharts sind leicht zu transportieren, oft mit einem Stifthalter ausgestattet und für das gesamte Team zugänglich. Dies fördert eine offene Kommunikation und sorgt für Ordnung in den Informationen.

Vorteile der 5S-Methode mit Visualisierungstools

• Mehr Transparenz – Informationen sind leicht zugänglich und Regeln und Aufgaben gut sichtbar, sodass Informationschaos verschwindet. Ein sorgfältig gestalteter Arbeitsplatz wird zum Orientierungspunkt: Jeder weiß, was zu tun ist, wo was zu finden ist und was aktuell Priorität hat.
• Höhere Effizienz – Ein aufgeräumter Arbeitsplatz sorgt für Ordnung bei den Aktivitäten. Dank übersichtlicher Visualisierung – zum Beispiel auf einer Kork- oder Magnetfläche – entfällt die zeitraubende Suche nach Werkzeugen, Dokumenten oder Kontakten. Alles hat seinen Platz, sodass Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können.
• Bessere Kommunikation – Magnet- oder Glasoberflächen dienen als Informationsdrehscheiben und unterstützen den Datenfluss zwischen Teammitgliedern. Ein gemeinsamer visueller Raum erleichtert die Kommunikation, reduziert Missverständnisse und fördert eine Kultur der gemeinsamen Verantwortung. Schon eine kurze Notiz an einem gut sichtbaren Ort kann Fehler vermeiden.
• Einfachere Einhaltung von Standards – Die Umsetzung der 5S-Prinzipien ist eine Sache, ihre konsequente Einhaltung jedoch eine echte Herausforderung. Notizen an einem leicht zugänglichen Ort tragen dazu bei, diese zu untermauern: Sie erinnern an Abläufe, Kontrollen und nächste Schritte. So werden Routinen zum Alltag und nicht zu einer einmaligen Lösung.

So wählen Sie die richtige Arbeitsfläche

Der Schlüssel zur effektiven Nutzung der gewählten Arbeitsfläche liegt darin, sie an die Besonderheiten des Raums, die Art der Aufgaben sowie Ihre eigenen und die Vorlieben des Teams anzupassen. Berücksichtigen Sie auch die Nutzungshäufigkeit, die Umgebungsbedingungen und den Arbeitsstil. Obwohl jede Organisation ihre eigene Dynamik hat, gibt es bestimmte Lösungen, die in bestimmten Umgebungen gut funktionieren. Hier ist ein kurzer Überblick, der Ihnen die Entscheidung erleichtert:

• Büro – Sie können es auf einer magnetischen Glasoberfläche platzieren: modern, ästhetisch und leicht sauber zu halten. Es eignet sich perfekt für tägliche Notizen, Planungsaufgaben, Besprechungen oder Präsentationen. Dank seiner magnetischen Eigenschaften können Sie wichtige Dokumente daran befestigen, und sein elegantes Design passt gut in Großraumbüros und Konferenzräume.
• Lager – Wählen Sie eine fahrbare Variante: Sie ist mobil und lässt sich leicht überall hin bewegen. Sie eignet sich zur Bestandsüberwachung, für Aufgabenlisten und zur Warenein- und -ausgangsplanung. Ein doppelseitiges Modell wird empfohlen – eine Seite bietet Platz für Notizen, die andere für dauerhafte Markierungen oder Anweisungen.
• Werkstatt – Kreidetafeln oder Flipcharts eignen sich ideal für diesen Zweck: Beide sind robust und benutzerfreundlich. Ideal für die schnelle Erfassung von Messergebnissen, Fehlern, Checklisten oder Nachrichten zwischen den Schichten. Flipcharts lassen sich nach Arbeitsende zudem leicht transportieren oder verstauen.
• Teambereich – ein Whiteboard ist eine gute Wahl, da es die Teamarbeit und den Echtzeitzugriff auf Informationen unterstützt. Es eignet sich für tägliche Briefings, Sprints, Brainstorming und die gemeinsame Fortschrittsverfolgung. Die Oberfläche lässt sich zudem leicht anpassen, indem sie in Abschnitte unterteilt wird (z. B. „zu erledigen“, „in Arbeit“, „erledigt“). Dies erleichtert die Arbeitsorganisation und verbessert die Kommunikation.

Zusammenfassung

Die 5S Methode ist ein bewährtes Mittel zur Verbesserung von Organisation, Effizienz und Arbeitsqualität – sowohl im Büro als auch in der Produktion und im Lager. Ihre Wirksamkeit beruht maßgeblich auf Konsistenz und der richtigen Auswahl an Hilfsmitteln zur Unterstützung der täglichen Abläufe. Maßgeschneiderte Optionen erleichtern die Kommunikation, sorgen für Ordnung und dienen als Erinnerung an Standards. So werden die 5S Prinzipien für alle Teammitglieder sichtbar und verständlich.

Es lohnt sich auf jeden Fall, einen Raum zu wählen, der zu Ihren Arbeitsanforderungen und den von Ihnen ausgeführten Aufgaben passt – schon eine kleine Veränderung kann den Komfort Ihrer täglichen Arbeit deutlich verbessern. Entdecken Sie die verfügbaren Optionen und wählen Sie die Lösungen, die Ihr Team noch heute unterstützen!