Benchmarking – Lernen Sie von den Besten und optimieren Sie Ihr Unternehmen

5

Nov.

Benchmarking ist mehr als nur ein Schlagwort – es ist ein greifbarer Weg zu mehr Erfolg in der Geschäftsentwicklung. Entdecken Sie die praktischen Anwendungsmöglichkeiten und erfahren Sie, wie Sie Ihre Ziele erreichen und sich einen Wettbewerbsvorteil sichern.

Definition von Benchmarking

Benchmarking ist ein Vergleichsprozess, bei dem die Aktivitäten, Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens gründlich mit den besten Lösungen der Branche oder den Marktführern verglichen werden. In der Praxis ermöglicht Benchmarking, Verbesserungspotenziale, Qualitätsabweichungen oder Leistungsunterschiede zu identifizieren und entsprechende Verbesserungen im Unternehmen umzusetzen.

Um dieses Konzept zu verdeutlichen, hilft ein Beispiel: Stellen Sie sich ein Café vor, dessen Konkurrent ein praktisches Treueprogramm per App eingeführt hat. Anstatt die Lösung einfach zu kopieren, analysiert der Inhaber, wie das System funktioniert, welche Auswirkungen es hat und passt es erst dann an die Bedürfnisse seines Unternehmens an. Das ist der Kern von Benchmarking: sich inspirieren lassen, nicht blind kopieren.

Arten des Benchmarking

In der Geschäftswelt gibt es verschiedene Möglichkeiten, Aktivitäten und Ergebnisse zu vergleichen. Unterschiedliche Benchmarking-Arten ermöglichen es Ihnen, Ihre Analyse an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihre Ziele anzupassen. Je nachdem, ob Sie interne Organisationsprozesse, Wettbewerbsaktivitäten, Anregungen aus anderen Branchen oder allgemeine Markttrends untersuchen möchten, bietet jede Benchmarking-Art unterschiedliche Möglichkeiten und Schlussfolgerungen. Im Folgenden werden vier grundlegende Benchmarking-Arten vorgestellt:

• Internes Benchmarking – Hierbei werden die Ergebnisse von Teams oder Abteilungen innerhalb desselben Unternehmens verglichen. Dies ermöglicht ein besseres Verständnis dafür, warum beispielsweise eine Vertriebsabteilung höhere KPIs erreicht als eine andere oder warum ein bestimmtes Team im Kundenservice oder Personalmanagement effektiver ist. Diese Art von Benchmarking basiert auf leicht verfügbaren Daten und ermöglicht die schnelle Identifizierung von Best Practices. Es ist ein hervorragender Ausgangspunkt, der die Umsetzung von Verbesserungen ermöglicht, ohne den Rahmen der eigenen Branche verlassen zu müssen.
• Wettbewerbsvergleich – Hierbei handelt es sich um externes Benchmarking, bei dem die vergleichende Analyse die Aktivitäten direkter Wettbewerber auf dem Markt in den Mittelpunkt stellt. Sie untersuchen, was Ihre Wettbewerber anders oder besser machen – von ihren Angeboten über Marketingprozesse bis hin zum Kundenservice. Wettbewerbsvergleich ermöglicht es Ihnen, bewährte Prozesse und Praktiken gezielt anzupassen und so die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu steigern. Diese Art des Benchmarking ist aufwändiger, da Daten aus dem Umfeld erhoben werden müssen. Sie liefert jedoch auch sehr spezifische Ergebnisse.
• Funktional – in diesem Fall wird Inspiration außerhalb des eigenen Sektors oder sogar der Branche selbst gesucht. Ein Online-Shop könnte sich beispielsweise an Kundenservicestandards der Hotelbranche orientieren, oder ein Produktionsunternehmen an Arbeitsabläufen in Logistikzentren. Funktionales Benchmarking erweitert den Horizont und zeigt, dass die Analyse von Daten aus anderen Branchen bahnbrechende Ideen hervorbringen kann. Dieser Ansatz ermöglicht die Implementierung von Verbesserungen auf Basis bewährter Praktiken, die in der jeweiligen Branche bisher unberücksichtigt blieben.
• Strategisches Benchmarking – Hierbei handelt es sich um ein allgemeines, oft langfristiges Benchmarking. Der Fokus liegt auf der Analyse übergreifender Trends und Praktiken von Marktführern, nicht nur von Wettbewerbern, sondern auch von globalen Innovatoren aus verschiedenen Branchen. Strategisches Benchmarking unterstützt Unternehmen dabei, zukunftsorientierte Entscheidungen für ihre Branche zu treffen und Strategien auf Basis von Datenanalysen statt reiner Intuition zu entwickeln. So können sie Ressourcen optimal einsetzen und Entwicklungsrichtungen festlegen, die über den aktuellen Wettbewerb hinausgehen.

So führen Sie einen Benchmarking-Prozess in Ihrem Unternehmen durch

1. Definieren Sie Ihre Ziele – Überlegen Sie zunächst, was Sie vergleichen möchten. Dies kann Kundenservice, Marketingeffizienz oder Team-Workflow sein. Ein klar definiertes Benchmarking-Ziel fokussiert den gesamten Prozess und ermöglicht es Ihnen, konkrete Ergebnisse zu erzielen. Denken Sie daran, dass Benchmarking nicht nur der Analyse dient, sondern auch der Implementierung von Verbesserungen im Prozessmanagement.
2. Wählen Sie Analysebereiche aus – Analysieren Sie nicht alles auf einmal. Konzentrieren Sie sich auf die Prozesse und Praktiken, die für das Unternehmenswachstum und den Aufbau von Wettbewerbsvorteilen am wichtigsten sind. So kann der Benchmarking-Prozess schnell erkennen, wo tatsächlich Verbesserungsbedarf besteht. Die Identifizierung der Elemente mit dem größten Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist der Schlüssel zum Erfolg beim Benchmarking.
3. Daten sammeln – Es empfiehlt sich, sowohl interne Informationen (Umsatzergebnisse, Berichte, Leistungskennzahlen) als auch externe Daten (Analyse der Wettbewerbsaktivitäten, Branchentrends, Beispiele aus branchenfremden Bereichen) heranzuziehen. Je umfassender das Bild, desto genauer die Vergleichsanalyse und desto aussagekräftiger die Schlussfolgerungen. Daher erfordert der Benchmarking-Prozess ein systematisches Vorgehen und ein geschicktes Management der Informationsressourcen.
4. Analysieren und Schlussfolgerungen ziehen – In dieser Phase ist es wichtig, die Daten nicht nur zu sammeln, sondern sie auch zu strukturieren und im Kontext der Unternehmensziele zu analysieren. Die Identifizierung von Mustern und Best Practices ermöglicht eine klare Definition dessen, was funktioniert und was verbessert werden muss. Eine fachgerecht durchgeführte Benchmarking-Analyse liefert dem Unternehmen Erkenntnisse darüber, wie Prozesse und Praktiken optimiert und die Wettbewerbsfähigkeit gestärkt werden können. In dieser Phase ergänzen sich externes und internes Benchmarking optimal.
5. Umsetzung von Veränderungen – Benchmarking wird erst dann sinnvoll, wenn die Ergebnisse in die Praxis umgesetzt werden. Ziel ist es, die besten Lösungen zu implementieren und die Ergebnisse zu überwachen. So können Sie Ihre eigenen Prozesse systematisch weiterentwickeln, Ressourcen effizienter einsetzen und Ihren Wettbewerbsvorteil stärken. Benchmarking bedeutet, kontinuierlich von anderen zu lernen und nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit aufzubauen.

Funktionale Tools zur Unterstützung von Benchmarking

Es lohnt sich immer, Daten und Inspirationen zu strukturieren – deshalb eignen sich einfache, visuelle Tools gut für Benchmarking, wie zum Beispiel:

• Whiteboard – ideal für die Ergebnispräsentation, die Erstellung von Diagrammen und die Erfassung von KPIs. Fortschritte werden sofort sichtbar. Perfekt für Einzelarbeit und Brainstorming-Sitzungen. Die Oberfläche ermöglicht schnelle Änderungen und unterstützt selbst komplexeste Analysen.
• Pinnwand – Hier können Sie inspirierende Ideen, Ausdrucke mit Informationen zu Konkurrenzkampagnen oder Notizen anbringen. Ein paar Stecknadeln genügen, um eine Fläche voller Ideen zu schaffen. So lassen sich verschiedene Materialien optimal an einem Ort visualisieren.
• Magnettafel glas – eine elegante Fläche zum Festhalten von Zielen und Präsentieren von Ergebnissen. Kreidemarker haften perfekt auf der Oberfläche und ermöglichen das Erstellen von Notizen mit Fortschrittsinformationen.
• Flipchart – unverzichtbar für Benchmarking-Workshops und Teammeetings. Es lässt sich leicht zwischen verschiedenen Räumen transportieren, und beschriebene Blätter können archiviert werden. Es ermöglicht Gruppenarbeit und die Strukturierung von Ergebnissen während Diskussionen. Dank seiner Mobilität ist es ideal für dynamische, interaktive Meetings.

Vorteile umfassender Benchmarking-Methoden

• Bessere Arbeitsorganisation – Benchmarking erfordert die Strukturierung von Daten und die systematische Nachverfolgung von Ergebnissen. So wird jeder Schritt, von der Informationssammlung bis zur Umsetzung von Änderungen, transparent und strukturiert. Eine Whiteboard-Tafel unterstützt dies im Arbeitsalltag, da Prozesse darauf zusammengefasst, in Phasen unterteilt und bei Fortschritten einfach aktualisiert werden können. Das Ergebnis? Das Team weiß genau, woran es arbeitet und wo Verbesserungsbedarf besteht. Dies steigert die Effizienz und sorgt für klare Aufgabenverteilung.
• Lassen Sie sich von den Besten inspirieren – Sie müssen nicht im luftleeren Raum neue Lösungen erfinden! Beobachten Sie einfach die Marktführer und passen Sie deren Ideen an Ihre eigenen Gegebenheiten an. Eine Whiteboard-Tafel eignet sich hervorragend als „Inspirationswand“: Hier können Sie Kampagnenfotos, Beispiele bewährter Verfahren oder Notizen aus der Wettbewerbsbeobachtung präsentieren. Dieser Bereich erinnert Ihr Team daran, dass es immer Verbesserungspotenzial gibt.
• Teammotivation – der Vergleich mit den Besten sorgt für zusätzliche Energie. Wenn ein Team sieht, wie sich seine Ergebnisse Monat für Monat verbessern, fällt es leichter, die hohe Motivation aufrechtzuerhalten. Eine magnetische Glastafel mit Ergebnissen oder ein Flipchart mit einer Zielliste dienen als visuelle Motivation – der Fortschritt wird schwarz auf weiß sichtbar.
• Sichtbare Ergebnisse – der größte Nutzen von Benchmarking liegt in greifbaren Resultaten: optimierte Prozesse, höhere Umsätze oder ein effizienterer Kundenservice. Visuelle Tools ermöglichen es Ihnen, diese Ergebnisse in Echtzeit zu verfolgen und mit dem gesamten Team zu teilen. Ein Flipchart im Meeting, ein Kanban-Board im Projektraum oder mit Magneten befestigte Notizen sorgen dafür, dass jeder Einblick in die erreichten Ziele hat, stärken das Zielbewusstsein und liefern konkrete Beweise für die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen.

Praxisbeispiele für die Implementierung von Benchmarking

Je nach Bedarf kann Benchmarking von ganzen Teams, verschiedenen Abteilungen oder einzelnen Spezialisten eingesetzt werden, zum Beispiel:

• Das Vertriebsteam kann seine Ergebnisse monatlich auf einer Whiteboard-Tafel aktualisieren und mit den KPIs der Top-Abteilungen vergleichen. Diese Visualisierung erleichtert das Erkennen von Leistungsunterschieden, und die sichtbaren Daten dienen als klarer Bezugspunkt. Sie bietet zudem zusätzliche Motivation – jeder sieht, wie nah er seinen Zielen ist.
• Die Marketingabteilung kann die Pinnwand als Inspirationsquelle nutzen und Beispiele von Wettbewerbsbannern oder Notizen zu Branchentrends anheften. So entsteht eine gemeinsame Ideensammlung, die die Entwicklung neuer Konzepte fördert und als Ausgangspunkt für weitere Maßnahmen dient.
• Ein Online-Shop-Betreiber und sein Team können in Workshops mit einem Flipchart arbeiten und Trends, Kundenfeedback und Kampagnenideen analysieren. Dank der Portabilität des Flipcharts lassen sich alle Ergebnisse problemlos zwischen verschiedenen Räumen übertragen und Notizen als Grundlage für weitere Maßnahmen speichern.
• Ein agiles IT-Unternehmen kann ein Kanban-Board auf einer magnetischen Glastafel verwenden, auf der Aufgaben und Sprints mit Kreidemarker festgehalten werden. So hat jedes Teammitglied den aktuellen Projektstand im Blick, und Änderungen lassen sich schnell und flexibel gemäß den agilen Prinzipien umsetzen.
• Das Designteam kann Ideen und Kundenfeedback an die Pinnwand heften. Dadurch wird die Pinnwand zu einer wertvollen Ressource, um Anregungen und Inspirationen zu sammeln, und bietet allen einen einfachen Zugriff auf die für die Produktentwicklung benötigten Materialien.

Benchmarking ist eine Managementmethode, die auf bewährten Verfahren basiert und an Ihre individuellen Gegebenheiten angepasst wird. Die Anwendung umfasst spezifische Schritte, die den Vergleich von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen in verschiedenen organisatorischen Kontexten beinhalten. Eine detaillierte Analyse ermöglicht es Teams und Abteilungen, ihre Leistung zu vergleichen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Best Practices zu implementieren. Whiteboards, Korktafeln oder Magnettafeln sind dabei eine hervorragende Unterstützung. Sie ermöglichen die visuelle Erfassung der Benchmarking-Ergebnisse, liefern Inspiration und ermöglichen die schnelle Umsetzung von Verbesserungen. Wählen Sie die passende Option für sich und erleben Sie, welchen Unterschied ein gut gewähltes Teamwork-Tool ausmachen kann.