KPIs – Was sind sie und warum sind sie so wichtig für Unternehmen?

20

Okt.

Sie möchten wissen, ob Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg ist? Ziele allein reichen nicht aus – Sie brauchen Kennzahlen, die den tatsächlichen Fortschritt zeigen. Hier kommen KPIs (Key Performance Indicators) ins Spiel. Erfahren Sie, was sie sind und wie Sie sie effektiv nutzen, um Ihre Ziele zu erreichen!

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was KPIs sind und wie sie das Wachstum Ihres Unternehmens beeinflussen,
• Welche Arten von KPIs es im Unternehmen gibt,
• Einfache Möglichkeiten zur Festlegung und Überwachung von KPIs,
• Methoden zur Visualisierung von Ergebnissen mit Magnet-, Kork- oder Whiteboards,
• Fehler, die Sie vermeiden sollten, um sicherzustellen, dass KPIs Ihre Ziele tatsächlich unterstützen.

KPIs – Erfahren Sie mehr über Key Performance Indicators

KPIs (Key Performance Indicators) sind präzise Kennzahlen, mit denen Sie überprüfen können, ob die Maßnahmen eines Unternehmens tatsächlich zur Zielerreichung beitragen. Im Gegensatz zu allgemeinen Aussagen sind KPIs stets spezifisch, messbar und zeitbasiert. Das bedeutet: Statt zu sagen: „Wir wollen den Umsatz steigern“, können Sie beispielsweise klar formulieren: „In drei Monaten 100 Neukunden gewinnen.“

Warum sind KPIs so wichtig? Weil ohne Messung kein Management möglich ist. Sie zeigen, wo ein Unternehmen gewinnt und verliert, ermöglichen schnelles Reagieren auf Ineffizienzen und bessere Entscheidungen. Gut gewählte KPIs wirken wie ein Fahrplan – sie weisen einem Team den richtigen Weg und ermöglichen die Überprüfung, ob es seinen Zielen tatsächlich näher kommt. In der Praxis werden sie oft mit einem Lean-Management-Ansatz kombiniert, dessen Hauptziel die Vermeidung von Verschwendung und die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen ist. Das bedeutet, dass KPIs nicht nur „nüchterne Zahlen“ bleiben, sondern zu einem Werkzeug werden, das echten Wandel und Entwicklung unterstützt.

Arten von KPIs im Unternehmen

KPIs lassen sich auf jeden Unternehmensbereich anpassen. Hier sind die wichtigsten Kategorien:

• Finanzen – Finanzielle KPIs sind von grundlegender Bedeutung. Umsatz, Nettogewinn und Rohertragsmarge ermöglichen die Beurteilung der Gesundheit und Rentabilität eines Unternehmens. Sie ermöglichen es Ihnen, schnell zu erkennen, ob sich Investitionen auszahlen und welche Aktivitäten den größten Wert generieren.
• Vertrieb – Sie konzentrieren sich auf die Vertriebsergebnisse. Die Anzahl der Neukunden, der durchschnittliche Warenkorbwert und die Kundenbindungsraten zeigen, wie effektiv das Vertriebsteam arbeitet und ob der Wert jeder Transaktion gesteigert wurde.
• Marketing – Sie ermöglichen die Bewertung der Wirksamkeit von Werbemaßnahmen. Die Anzahl der Website-Besuche, die Conversion-Rate und die Kundenakquisitionskosten zeigen, ob Kampagnen tatsächlich Interesse wecken und ob Werbeausgaben rentabel sind.
• Produktivität und Projekte – Hier sind die Anzahl der termingerecht erledigten Aufgaben, die durchschnittliche Bearbeitungszeit und das Arbeitstempo des Teams wichtige Faktoren. Diese Kennzahlen helfen, Disziplin zu wahren und Projekte effizient zu managen, insbesondere wenn mehrere Aktivitäten gleichzeitig laufen.

So legen Sie KPIs fest

Damit KPIs wirklich hilfreich sind, müssen sie klar definiert sein. Allgemeine Slogans wie „Umsatz steigern“ oder „besserer Kundenservice“ sind wertlos, wenn sie nicht messbar und nachvollziehbar sind. Daher eignet sich die SMART-Methode am besten. Die Ziele sollten:

• S (Specific) – Spezifisch – Das Ziel muss klar definiert sein. Statt „Website-Traffic steigern“ sollte man besser sagen: „Die Anzahl der Unique-Website-Besucher um 20 % steigern“.
• M (Measurable) – Messbar – Ein KPI sollte mit Zahlen messbar sein. Lässt sich der Fortschritt nicht messen, verliert die Kennzahl ihre Aussagekraft.
• A (Achievable) – Erreichbar – Das Ziel sollte ambitioniert, aber realistisch sein. Zu hohe Messlatten führen zu Frustration, zu niedrige zu mangelnder Motivation.
• R (Relevant) – Relevant – Der KPI muss mit den strategischen Unternehmenszielen verknüpft sein. Es geht nicht darum, alles zu überwachen, sondern darum, was das Unternehmen tatsächlich voranbringt.
• T (Time-bound) – Zeitgebunden – Jeder KPI sollte einen Zeitrahmen haben. Die Frist dient als Motivation und erleichtert die Verantwortlichkeit.

Wichtig ist, dass KPIs ein flexibles Instrument sind. Stellt sich heraus, dass das festgelegte Ziel nicht den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens entspricht, muss es angepasst werden. In der Praxis bedeutet dies regelmäßige Teambesprechungen, die Analyse der Ergebnisse und die Aktualisierung der Kennzahlen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant sind.

KPIs überwachen und visualisieren

Die Festlegung von KPIs ist nur der erste Schritt. Wichtig ist, sie kontinuierlich zu überwachen und übersichtlich darzustellen. Verschiedene visuelle Tools eignen sich hierfür hervorragend, zum Beispiel:

• Kreidetafel Magnetisch – elegant und minimalistisch, eignet sie sich gut für Konferenzräume und dient als Ort für die wichtigsten KPIs des Teams. Die Oberfläche eignet sich auch hervorragend als Kanban-Board, sodass das Team Prioritäten und Fortschritte auf einen Blick erkennen kann. Diese praktische Lösung erleichtert die Aufgabenorganisation und bietet einen klaren Überblick über die Zielerreichung in Echtzeit.
• Whiteboard – ideal für tägliche Updates, wie z. B. Verkaufsergebnisse. Änderungen lassen sich schnell eintragen, und zusätzliche Markerfarben helfen dabei, Prioritäten oder Bereiche mit erhöhtem Handlungsbedarf hervorzuheben. Viele Unternehmen nutzen sie auch als Zusammenfassung wöchentlicher Meetings, in denen Daten kontinuierlich besprochen und aktualisiert werden.
• Pinnwand – praktisch zum Anheften von Berichten, Ausdrucken oder monatlichen KPI-Zusammenfassungen. Sie ist ein hervorragendes Tool für die Präsentation statischer Daten, die nicht ständig geändert werden müssen, aber immer griffbereit sind. So kann jeder Mitarbeiter einfach auf Informationen zugreifen und Ergebnisse schnell mit früheren Zeiträumen vergleichen.
• Flipchart – unverzichtbar für Workshops und Teambesprechungen, wenn KPIs live besprochen und im Kontext der Diskussion präsentiert werden müssen. Durch die Möglichkeit, schriftliche Blätter abzutrennen und aufzubewahren, können Notizen in nachfolgenden Meetings wiederverwendet werden. So lässt sich der Analyse- und Entscheidungsprozess Schritt für Schritt dokumentieren.

KPIs und Teammotivation

Eine klare Visualisierung der Ergebnisse erleichtert nicht nur die Analyse, sondern wirkt sich auch positiv auf die Motivation und das Engagement des Teams aus. KPIs spielen in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle – Kennzahlen sollten sichtbar und verständlich sein, denn nur dann können sich die Mitarbeiter mit dem Ziel identifizieren und es als gemeinsame Mission und nicht als abstrakten Excel-Bericht betrachten. Die folgenden Beispiele veranschaulichen dies anschaulich.

• Beispiel 1: Im Vertrieb können Leistungsupdates auf einem Whiteboard festgehalten werden. Das Team kann dann die Anzahl der Neukunden, den Transaktionswert und weitere Leistungsindikatoren hinzufügen und sieht so sofort, wie weit es noch vom Monatsziel entfernt ist. Das ist unglaublich motivierend – jeder weiß, was erreicht wurde und was noch zu tun ist. Und KPIs fördern oft einen gesunden Wettbewerb.
• Beispiel 2: Marketing-KPIs wie Website-Besuche, Konversionsraten oder Newsletter-Anmeldungen können in Form von Wochenberichten an eine Pinnwand gepinnt werden. Jeder hat schnellen Zugriff auf Vertriebsinformationen und Marketingdaten, ohne Dateien oder E-Mails durchsuchen zu müssen.
• Beispiel 3: In einer Produktionsabteilung kann ein Kanban-Board eine hervorragende Lösung sein. Aufgaben und Arbeitsfortschritte werden zwischen Spalten verschoben, was ein Gefühl von Dynamik und Kontrolle vermittelt. So lassen sich Prioritäten setzen und der tatsächliche Einfluss einzelner Aufgaben auf den Gesamtprozess verdeutlichen. KPIs können je nach Branche oder Strategie variieren, doch eines bleibt konstant: Die Visualisierung von KPIs schafft Bewusstsein und stärkt die Teamfokussierung.

Die Visualisierung von Ergebnissen fördert nicht nur einen gesunden Wettbewerb, sondern vereint auch Menschen auf der Grundlage eines gemeinsamen Ziels. Anstatt jede Woche zu fragen: „Wie stehen wir da?“, genügt ein Blick auf das Dashboard. Das eliminiert Unordnung, ermöglicht die Messung von KPIs in Echtzeit und erinnert daran, dass Kennzahlen wichtig sind – nicht als Formalitäten, sondern als Lösungen, die die Maßnahmen und Strategien des gesamten Unternehmens vorantreiben.

Häufige Fehler bei der Verwendung von KPIs

KPIs sind zwar leistungsstarke Instrumente, ihre Wirksamkeit im Geschäftsbetrieb kann jedoch leicht beeinträchtigt werden. Die richtigen Kennzahlen sollten sowohl operative als auch strategische Ziele unterstützen und eine einfache und verständliche Messung der Zielerreichung ermöglichen. In der Praxis werden Key Performance Indicators (KPIs) jedoch häufig falsch eingesetzt. Hier sind die häufigsten Fehlerquellen:

• Zu viele Kennzahlen – wenn wir alles messen, messen wir eigentlich nichts. Ein Übermaß an Finanz-, Marketing- oder Vertriebskennzahlen lenkt ab und erschwert die Konzentration auf das Wesentliche. KPIs ermöglichen nur dann eine Leistungsbewertung, wenn sie sich auf spezifische strategische Ziele beziehen, wie z. B. Return on Investment, durchschnittlicher Bestellwert oder durchschnittliche Kosten pro Lead.
• Fehlende regelmäßige Überwachung – Informationen, die einmal in einem Dokument festgehalten und abgelegt werden, verlieren ihre Wirkung. Damit KPIs effektiv sind, müssen sie ständig gemessen und aktualisiert werden, um möglichst schnelles Feedback zu den gemessenen Ergebnissen zu liefern. Regelmäßige Teambesprechungen, bei denen die Ziele auf einem Flipchart oder Whiteboard präsentiert werden, ermöglichen nicht nur die Messung der Effektivität, sondern schließen auch die Möglichkeit einer Ergebnismanipulation aus.
• Abweichung von Geschäftszielen – Ein weiterer Fehler ist die Festlegung spezifischer Kennzahlen, die zwar leicht zu messen sind, aber keinen wirklichen Einfluss auf den Geschäftsbetrieb haben. Beispielsweise wird die Anzahl der Social-Media-Posts gezählt, anstatt die tatsächliche Conversion-Rate oder die Newsletter-Öffnungsrate zu analysieren. Das Konzept eines KPI geht davon aus, dass eine Kennzahl einen bestimmten Zweck erfüllen und Geschäftsentscheidungen wirklich unterstützen muss. Kennzahlen sollten zentrale Aspekte wie Newsletter-Anmeldungen, durchschnittliche Kundenakquisitionskosten oder Feedback zu den Ergebnissen von Marketingkampagnen berücksichtigen, die je nach Branche variieren können.

Zusammenfassung

KPIs sind nicht nur Zahlen – sie sind klare Signale, die zeigen, ob Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg ist. Sie helfen Ihnen, Fortschritte zu messen, schneller auf Probleme zu reagieren, Ineffizienzen zu beseitigen und operative und strategische Ziele leichter zu erreichen. Dabei unterstützen Whiteboards – magnetisch, trocken abwischbar oder aus Kork – die tägliche Datenerfassung und -visualisierung und verwandeln Rohzahlen in klare, leicht zu analysierende Informationen. Eine übersichtliche Darstellung der KPIs steigert die Teammotivation, erleichtert die Entscheidungsfindung und ermöglicht regelmäßiges Feedback zum Zielfortschritt. Mit den richtigen Kennzahlen und einer konsistenten Visualisierung erhalten Sie ein umfassenderes Bild der Effektivität Ihrer Geschäfts- und Marketingaktivitäten. Jedes Teammitglied kann in Echtzeit sehen, wie seine Arbeit zum gemeinsamen Erfolg beiträgt.

Boards werden dann nicht nur zu einem Messinstrument, sondern auch zu einem Ort, der zum Handeln anregt und Ordnung in die täglichen Aufgaben bringt.

Führen Sie KPIs und Boards noch heute in Ihre tägliche Arbeit ein und erleben Sie, wie Zielsetzung, Überwachung und Ergebnisvisualisierung das Management vereinfachen, das Teamengagement steigern und die effektive Umsetzung jedes Plans unterstützen.